Zeitmanagement methoden

7 Zeitmanagement Methoden, die im Alltag garantiert funktionieren

Kennst du das? Deine To-Do-List wird immer länger: Die Chefin hat dir wieder ein neues Projekt zugeordnet, der Einkauf muss noch erledigt werden und dein Sohn besteht auf den Spielplatzbesuch. Dein Tag hat ja auch nur 24 Stunden. Da sind Zeitmanagement Methoden gefragt, die im Alltag auch funktionieren. Besonders für berufstätige Familien ist die Zeit immer zu knapp.

Zeitmanagement Methoden für berufstätige Familien

Bei immer mehr Familien sind beide Elternteile berufstätig. Gerade dann sind effektive Zeitmanagement-Methoden unumgänglich. Ein besonderer Extra-Tipp für berufstätige Familien ist wohl, kein schlechtes Gewissen zu haben. Kinder sind auch glücklich in der Kita oder im Kindergarten. Das hat uns besonders die Zeit um Corona gezeigt. Unsere Kleinen waren nach den vielen Monaten richtiggehend ausgehungert nach mehr Kontakt mit Gleichaltrigen. Ich habe mir vorgenommen, mir keine Sorgen mehr zu machen während der Arbeit, wie es den Kleinen denn geht. Die sind ganz happy da!

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Meine 7 Zeitmanagement Methoden nach Priorität geordnet

Kenne dein „Warum“

Was ist dir in deinem Leben wichtig? Warum stehst du morgens früh auf?

Du weißt, wann du dein „Warum“ gefunden hast, wenn es dich berührt. Bist du erst mal emotional verbunden mit deinem Ziel, dann bleibst du dabei.

Versuche dir, dieses „Warum“ vor Augen zu halten, wenn es gerade schwierig wird und du viel um die Ohren hast.

Definiere deine Prioritäten und sage „Nein“ zu allen anderem

Nun kennst du den Grund, dein „Warum“. Es wird nun Zeit zu definieren, was du jeden Tag tun kannst, um dieses „Warum“ zu erreichen. Das sind deine Prioritäten. In deinem Leben nimmst du wohl viele Rollen ein. Von Ehepartner, Mutter, Angestellte bis hin zu Vereinsmitglied. Bei den Prioritäten sollte jede Rolle bedacht werden, um eine Balance in deinem Leben zu schaffen.

Reserviere nun einmal die Woche 30 Minuten für die Planung der Folgewoche. Am besten dafür geeignet ist der Sonntag. Wenn du wöchentlich planst, hast du eher einen Überblick über alle Rollen und kannst besser planen. Bei einer täglichen Planung bist zu schon zu sehr im Detail.

Beispiele für dein Planung sind:

  • Meinen Kindern zuhören und die Dinge mit ihren Augen sehen beim Ausflug in den Wald am Mittwoch.
  • Einen Babysitter organisieren und mit meinem Mann am Samstagabend ins Kino gehen.

  • Eine Freundin anrufen am Montag

  • Gesunde Nahrungsmittel, frisch zubereitet aus Obst, Gemüse und Getreide essen und einkaufen. Sport treiben für eine gesunde Haltung und bessere Laune 3-mal die Woche.

  • Die Weiterbildungen wahrnehmen für meinen Arbeitgeber am Donnerstag.

  • Ein Projekt verfolgen, das anderen Menschen hilft, ihr Leben zu gestalten am Dienstagabend.

Versuche zu de-priorisieren, was diesen Aufgaben nicht entspricht. Denn das sind die Prioritäten von anderen. Sagst du zu diesen „ja“, sagst du automatisch zu deinen „Nein“.

So vereinen deine Prioritäten wichtige Erkenntnisse aus der Glücksforschung. Mit ausreichend Bewegung, einer Aufgabe die uns erfüllt und der Gewissheit, anderen zu helfen, sind wir glücklicher. Wir Menschen sind soziale Wesen.

Iss den Frosch

Nun geht es ins Detail, nämlich wie du deinen Tag gestaltest. Erledige zuerst die Aufgaben, die besonders dringend sind. Das ist keine Selbstverständlichkeit. Manche sagen zu solchen unangenehmen aber wichtigen Aufgaben „Eat that Frog“ oder „Iss den Frosch“.

Warum? Diese Aufgaben machen oft überhaupt keine Freude. Zumindest mir. Ich muss mich richtiggehend überwinden, die Präsentation zu erstellen, den Kunden anzurufen oder schon wieder Sport zu machen. Egal, ich mache es trotzdem. Ohne viel Nachdenken. Denn wenn es ein Teil meiner Prioritäten ist, dann ist es für mich persönlich und mein Vorankommen wichtig. Sobald ich einmal damit angefangen habe, bleibe ich konzentriert bei der Sache. Es fällt mir nicht so schwer, diese Aufgabe zu beenden. Darauf kann ich mich verlassen.

Bei dir ist das vielleicht deine Finanzen in Ordnung bringen und deine Altersvorsorge in Angriff zu nehmen. Eat that frog!

Multi-tasking funktioniert nicht

Meiner Meinung nach ist es ein Mythos, dass Frauen besonders gut im multi-tasking wären. Ich kann das für mich ausschließen. Sehr selten versuche ich, zwei Dinge gleichzeitig zu machen. Wenn ich es probiere, beende ich beide nicht richtig. Ich spare tatsächlich mehr Zeit, wenn ich Aufgaben hintereinander konzentriert erledige. Und mit dem Ergebnis bin ich danach vollends zufrieden.

Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip oder der 80/20-Regel

Vielleicht kennst du schon die 80/20 Regel oder das Pareto-Prinzip? Es besagt unter anderem, dass mit nur 20 % des Aufwandes schon 80 % des Ergebnisses erreicht werden kann. Die restlichen 100 % für die Perfektion benötigen eine immense Anstrengung. Du kannst das Pareto-Prinzip für dich nutzen! Ich starte gerne ein neues Projekt und sehe, wohin es mich trägt. Das Ergebnis muss nicht perfekt sein.

Zeitmanagement mit Outlook

Einer meiner ersten freiwilligen Workshops in meiner Arbeit war ein Effizienztraining. Dabei habe ich gelernt, dass wirklich produktive Menschen einen leeren Posteingang am Ende des Arbeitstages haben. Auch ich setze diesen Tipp schon seit vielen Jahren um. Bei jeder E-Mail entscheide ich:

  1. Kann ich diese E-Mail innerhalb von 5 Minuten bearbeiten? Dann mache ich das sofort.

  2. Dauert die Bearbeitung länger oder benötige Hilfe von Kollegen? Dann füge ich Sie meiner To-do-List hinzu, leite sie gegebenenfalls weiter und archiviere sie danach.

  3. Beinhaltet die E-Mail nur Informationen ohne Arbeitsaufforderung? Falls die Information relevant ist für mich, dann füge ich sie auch meiner To-do-List hinzu. Ich reserviere mir eine Stunde pro Tag nur für das Lesen von Informationen, die mich betreffen.

  4. Falls die E-Mail nur Informationen enthält, die mir derzeit nicht weiterhelfen, archiviere ich sie und gucke sie mir nicht mehr an.

    Ein guter Tipp ist auch, nur zweimal täglich den Posteingang zu überprüfen. Dazwischen ist konzentriertes Arbeiten möglich.

Jeden Tag etwas Zeit für dich reservieren

Gerade bei all der Effizienz und Produktivität sind auch Zeiten wichtig, die nur für dich reserviert sind. Im stressigen Familienalltag ist der Moment fast immer zu kurz. Daher versuche die Zeit zu nutzen für die Dinge, die dir Energie geben. Dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass reines Konsumieren über Fernsehen, Facebook, Insta und co oft einen gegenteiligen Effekt haben. Schlimmer noch, viele News senken sogar meine Laune. Das muss jedoch nicht auf alle Inhalte dort zutreffen. Nur für die, die ich nicht aktiv auswähle.

Daher verbringe ich meine Zeit lieber mit lesen, meditieren, ins Kino gehen mit meinem Mann, reden mit Freunden, Sport oder einfach am Sofa liegen und nichts tun.

Jede Minute ist wertvoll, doch lass dich nicht stressen. Wenn die gewünschte Entspannung diesmal nicht eintritt, dann beim nächsten Mal. Jedenfalls hilft mir die regelmäßige „Me-time“ wieder mehr Energie zu tanken für alle Aufgaben.

Fazit:

Ein paar Zeitmanagement Methoden haben sich für die Praxis bewährt. Erledige zum Beispiel die wichtigste aber vielleicht unangenehmste Aufgabe ganz zu Beginn des Tages. Das gibt dir Energie für die restlichen Stunden. Versuche deinen E-Mail-Posteingang immer leer zu halten und halte dich an das Pareto-Prinzip. Doch vergiss nicht, etwas „Me-time“ in den stressigen Alltag einzubauen. Denn ohne diese Zeit für dich, sind deine Reserven leer.


Was sind deine Tipps für das Zeitmanagement im Alltag? Über dein Kommentar freue ich mich schon sehr.

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